Top 5 Fehler bei der Unternehmensgründung in Luxemburg

Die häufigsten Fehler beginnen mit dem Offensichtlichen: der Wahl der „Standard“-Rechtsform und der Unterzeichnung einer Satzung, die weder den Investoren noch den Compliance-Anforderungen oder dem tatsächlichen Betriebszyklus gerecht wird. Dann stellt sich heraus, dass für einen wesentlichen Teil der „regulären“ Wirtschaftstätigkeit eine Gewerbeberechtigung (autorisation d'établissement) und der „richtige“ Geschäftsführer erforderlich sind, und ohne diese ist das Unternehmen rechtlich handlungsunfähig, selbst wenn es registriert ist.

Dann kommen die kostspieligen Überraschungen: Mehrwertsteuerregelungen und elektronische Berichterstattung, Vorauszahlungen auf Körperschaftssteuern, Fristen für die Veröffentlichung von Jahresberichten sowie „unauffällige“ Verpflichtungen wie die Mindestvermögenssteuer und erhöhte Gebühren für verspätete Registrierungen. All dies kann auf systemische Risiken zurückgeführt werden, aber oft vergessen unerfahrene Unternehmer solche „Nuancen“ oder ignorieren sie bewusst.

1. Beginnen Sie „nach Vorschrift“

Das Unternehmen wird „wie unter Freunden“ gegründet – als SARL oder Sàrl‑S, ohne genaue Antworten auf Fragen wie: Sind Investitionen erforderlich? Wie kommen neue Gesellschafter/Teilnehmer hinzu? Wer leitet das Unternehmen tatsächlich und unterzeichnet Dokumente? Wie sind Stimm- und Austrittsrechte geregelt? Das Ergebnis: Bereits in der ersten Finanzierungsrunde oder bei der ersten Transaktion beginnt die Satzung, das Geschäft zu beeinträchtigen.

Warum passiert das?

Erstens ist die SARL die beliebteste Rechtsform für Start-ups, schränkt jedoch zunächst die Liquidität der Anteile ein: Die Übertragung von Anteilen an Dritte bedarf der Zustimmung einer qualifizierten Mehrheit, und die Anteile werden nicht als öffentliches Instrument gehandelt.

Zweitens zieht die Sàrl-S Kapital ab 1 EUR an und vereinfacht die Gründung, aber dies ist eine Form für kleine Unternehmen: Wenn das Kapital/die Anzahl der Gesellschafter wächst, besteht die Verpflichtung, die Form zu ändern.

Drittens unterschätzen Unternehmer die Tatsache, dass SA/SAS nicht „das Gleiche, nur teurer“ ist, sondern eine andere Logik der Verwaltung und Kontrolle darstellt: SA ermöglicht ein monistisches oder dualistisches System mit bestimmten Anforderungen an die Verwaltungsorgane.

Rechtliche/steuerliche/betriebliche Auswirkungen

Eine ungeeignete Form und eine schlecht konzipierte Satzung führen zu Transaktionskosten: Die Satzung muss dringend geändert, die Leitungsorgane müssen umstrukturiert, die Zeichnungsberechtigungen neu ausgestellt, die Veröffentlichungen in den Registern aktualisiert und vor allem die Compliance der Bank für die geänderte Eigentümer-/Leitungsstruktur erneut überprüft werden. Jede wesentliche Änderung erhöht auch das Risiko von Fehlern in den Registerdaten, was sich später auf die Compliance und Transaktionen auswirkt.

Typischer Fall

Das Start-up wird als Sàrl-S registriert, um schnell und mit minimalem Kapital starten zu können. Nach 6 bis 12 Monaten werden die ersten Investoren gewonnen: Das Kapital wächst, die Berechnungen werden komplexer, Instrumente müssen umgestellt und die Befugnisse des Geschäftsführers erweitert werden. Das Unternehmen ist zu einer Umwandlung (oder Umstrukturierung) gezwungen, obwohl es zu diesem Zeitpunkt wichtiger ist, das Produkt zu verkaufen, als die Unternehmensarchitektur neu zu gestalten. Formal ist dies lösbar, aber der Preis dafür ist Zeit, Berater und eine erneute Compliance-Prüfung bei der Bank.

Wie man vorbeugen und schnell beheben kann

Vorbeugende Maßnahmen sind immer viel kostengünstiger und effektiver als Versuche, alles „im laufenden Betrieb“ zu reparieren:

• Legen Sie zunächst Szenarien für 24 Monate fest: 1) ohne Investoren, 2) mit Angel-Investoren/Fonds, 3) mit einer internationalen Gruppe; wählen Sie dann die geeignete Rechtsform (SARL vs. SA vs. SAS).
• In der Satzung sollten folgende Punkte gesondert behandelt werden: Zeichnungsberechtigung, Verfahren zur Ausgabe/Übertragung von Aktien, Schutz vor Pattsituationen, Regeln für die Einberufung von Versammlungen und die Protokollierung von Beschlüssen. Dies ist aufgrund der Anforderungen an die Leitungsorgane für Aktiengesellschaften von entscheidender Bedeutung.
• Wenn bereits eine ungeeignete Form gewählt wurde, sollten Sie nicht nur die Kosten für die Änderung der Satzung, sondern auch die Kosten für die Einhaltung der Vorschriften abschätzen: Die Bank wird eine Aktualisierung des Pakets zu Begünstigten und Befugnissen verlangen; dies ist oft die Hauptursache für Verzögerungen.

2. Gewerbeschein: wenn Sie ein Unternehmen haben, aber keine Rechte

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Unternehmer glauben oft fälschlicherweise, dass die Registrierung eines Unternehmens ihnen automatisch das Recht gibt, Geschäfte zu tätigen. In Luxemburg unterliegen die meisten Arten regulärer wirtschaftlicher Aktivitäten der Regel „erst genehmigen, dann arbeiten“: Mit wenigen Ausnahmen ist im Voraus eine Gewerbeerlaubnis (autorisation d'établissement) erforderlich.

Warum passiert das?

Der Grund dafür ist fast immer psychologischer Natur: Unternehmer sehen die „unternehmerische“ Ebene (Gesellschaftsvertrag, Register, Kapital) und übersehen dabei die „berufliche“ Ebene – die Anforderungen an den Geschäftsführer und die tatsächliche Führungsstruktur. Zu den Anforderungen gehören (je nach Tätigkeit) berufliche Qualifikationen, berufliche Integrität (honorabilité) und ein fester Geschäftssitz.

Eine weitere Gefahr besteht darin, den falschen Manager auszuwählen: Integritätsprüfungen gelten nicht nur für Direktoren, sondern auch für kontrollierende Aktionäre und Personen, die einen erheblichen Einfluss auf die Geschäftsführung ausüben können.

Rechtliche/steuerliche/betriebliche Auswirkungen

Operativ sieht das so aus: Die Bank beantragt eine Genehmigung, die Gegenparteien verlangen eine Bestätigung der Betriebsberechtigung, und man kann rechtlich gesehen keine Dienstleistungen erbringen oder Handel treiben. In der Praxis befindet sich das Unternehmen in einer Zwickmühle zwischen „es gibt eine juristische Person” und „es gibt keinen legalen Zugang zum Markt”.

Bei Sàrl-S ist dies noch deutlicher zu erkennen: Die Gewerbenummer erscheint in den Registerdaten. Mit anderen Worten: Das Recht zur Ausübung der Tätigkeit wird Teil des Registrierungs- und Compliance-Prozesses.

Typischer Fall

Ein IT-Team aus dem Ausland gründet ein Beratungs- und Entwicklungsunternehmen, ohne zuvor zu prüfen, ob die spezifische Tätigkeit durch eine Genehmigung abgedeckt ist und welche Dokumente für die Qualifikation und Verwaltung erforderlich sind. Das Unternehmen ist registriert, aber die Genehmigung wurde noch nicht erteilt – und die Bank verschiebt die vollständige Dienstleistung, bis der Status geklärt ist, da nach der KYC-Logik der Zweck und die Rechtmäßigkeit der Beziehung klar sein müssen.

3. Vernachlässigung von Steuern und Berichterstattung

Ein Unternehmer beginnt mit dem Verkauf, ohne einen „Rahmen für die Steuererklärung“ zu schaffen: Mehrwertsteuerregelung, elektronische Einreichungskanäle, Vorauszahlungen, Fristen für die Einreichung von Jahresabschlüssen und deren Veröffentlichung. Infolgedessen treten Probleme im Zusammenhang mit den Einnahmen und dem Beginn der Buchhaltung auf.

Warum passiert das?

In der Start-up-Logik wird die Buchhaltung als „ausgelagerte Dienstleistung“ wahrgenommen, während sie in Luxemburg als Infrastruktur für den Marktzugang angesehen wird: Ohne den richtigen Mehrwertsteuerzyklus und eine genaue Berichterstattung können Sie entweder mit einigen Ihrer Kunden nicht zusammenarbeiten oder befinden sich in einem ständigen Anpassungsprozess.

Folgen

4. UBO/RBE, Aktualisierungen von Registern und KYC im Bankwesen

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Die Gründer betrachten die Offenlegung der Begünstigten und die Aktualisierung des Registers als reine Formalität. In Wirklichkeit ist diese Ebene jedoch der Hauptrisikobereich: Sie ist sowohl für den Staat (Transparenz und AML) als auch für Banken (KYC/AML) von Interesse.

Warum passiert das?

Meistens, weil der UBO-Kreislauf „keine Einnahmen generiert“ und daher aufgeschoben wird. Das Gesetz über das Register der wirtschaftlichen Eigentümer schreibt jedoch eindeutig vor, dass Einreichungen und Änderungen innerhalb eines Monats gemeldet werden müssen, nachdem das Unternehmen von einem Ereignis Kenntnis erlangt hat oder hätte erlangen müssen, das eine Aktualisierung erforderlich macht.

Luxembourg Business Registers fungiert als Registerverwalter, und rechtlich gesehen handelt es sich hierbei nicht nur um eine Website, sondern um eine Infrastruktur zur Datenkontrolle: Bei Unstimmigkeiten oder unvollständigen Einreichungen sind Ablehnungen, Korrekturforderungen und die Weiterleitung von Unterlagen an die zuständigen Behörden möglich.

Mögliche Folgen

Im Jahr 2024 erklärten die Justizbehörden ausdrücklich, dass sich der Schwerpunkt der Kontrollen je nach Art der Organisation (Handelsgesellschaften, dann Vereine, dann zivilgesellschaftliche Organisationen) verlagere und dass Unregelmäßigkeiten (ungenaue/inkonsistente Aufzeichnungen) erfasst würden und zu Ermittlungen führen könnten. Dies ist ein sehr großes Risiko für Unternehmen: Sie stehen vielleicht jahrelang nicht im Rampenlicht, aber es ist möglich, dass Sie morgen einer Kontrolle unterzogen werden.

5. Internationale Struktur

Das Unternehmen wird nicht als operatives Geschäft, sondern als Teil einer internationalen Struktur (konzerninterne Finanzierung, Holdinggesellschaft, IP-Kontur) gegründet. Es ist ein Fehler, zu versuchen, nach dem Paradigma zu arbeiten, dass es ausreicht, eine juristische Person zu registrieren und ein paar Vereinbarungen innerhalb der Gruppe zu unterzeichnen.

Warum passiert das?

Der Grund dafür ist, dass Entscheidungen „auf globaler Ebene“ getroffen werden und das luxemburgische Unternehmen als „Durchlaufstelle“ für Finanzströme dient. Luxemburg hat jedoch separate Anforderungen für konzerninterne Finanzierungen festgelegt: Die Steuerverwaltung hat ein Rundschreiben zur steuerlichen Behandlung von Unternehmen veröffentlicht, die konzerninterne Finanztransaktionen durchführen.

Technische Unterlagen zu Unternehmenserklärungen befassen sich ausdrücklich mit Fragen im Zusammenhang mit Transaktionen mit nahestehenden Personen (Artikel 56 und 56bis des Einkommensteuergesetzes) und der Anwendung von Vereinfachungsmaßnahmen aus dem Rundschreiben 56/1–56bis/1.