Wie man als Freiberufler in Luxemburg startet

Als Erstes müssen Sie sich zu Beginn für eine Gewerbeberechtigung entscheiden. Für die meisten kostenpflichtigen Dienstleistungen (einschließlich vieler „intellektueller” Dienstleistungen, sofern diese nicht in einer begrenzten Liste von ausgenommenen Dienstleistungen aufgeführt sind) benötigen Sie eine solche Berechtigung. Die Berechtigung wird unter der Voraussetzung erteilt, dass die Bedingungen hinsichtlich des guten Leumunds, der Qualifikationen (falls erforderlich), der tatsächlichen Geschäftsführung und des Vorhandenseins eines realen Geschäftssitzes in Luxemburg erfüllt sind. Die Gebühr für die Erteilung beträgt 50 €.

Die zweite Nuance betrifft Ihren Reisepass und Ihren Aufenthaltsstatus. Drittstaatsangehörige, die „vor Ort“ ein Unternehmen gründen möchten, müssen in der Regel ein Einwanderungsverfahren durchlaufen: Zunächst müssen sie eine Aufenthaltsgenehmigung einholen, dann eine Ankunftserklärung einreichen, sich einer medizinischen Untersuchung unterziehen und eine Aufenthaltsgenehmigung beantragen.

Weiterhin läuft alles auf drei obligatorische Blöcke hinaus: Steuern (einschließlich Mehrwertsteuer), Sozialabgaben und Bankinfrastruktur. Für die Mehrwertsteuer gilt für kleine Unternehmen ein Schwellenwert von 50.000 € Jahresumsatz ohne Mehrwertsteuer: Wird dieser Schwellenwert nicht erreicht, gilt eine Befreiung, die jedoch in einer Reihe von grenzüberschreitenden Fällen nicht von den Verpflichtungen befreit (z. B. wenn Sie aufgrund von Dienstleistungen/Käufen aus dem Ausland zum „Steuerpflichtigen” werden oder Dienstleistungen in einem anderen EU-Land nach den B2B-Regeln erbringen).

Wo soll ich anfangen?

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In Luxemburg bedeutet „Freiberuflichkeit” in den Bereichen IT/Design/Beratung fast immer, dass Sie Ihre Dienstleistungen regelmäßig und gegen Bezahlung anbieten. Dies fällt unter die Merkmale einer wirtschaftlichen Tätigkeit, sodass Sie steuerpflichtig werden und in das Sozialversicherungssystem einzahlen müssen.

Branchenspezifische Besonderheiten (reglementierte Berufe, Anforderungen hinsichtlich Diplomen/Berufserfahrung/Mitgliedschaft in Berufsverbänden, Lizenzen) müssen für Ihre spezifische Tätigkeit geklärt werden: Die Liste der Tätigkeiten, die einer Genehmigung und Qualifikationsanforderungen unterliegen, hängt vom Berufscode ab.

Erfahren Sie mehr über Steuern

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Das Verständnis des Steuersystems in Luxemburg wird Ihren Stress erheblich reduzieren und Ihnen helfen, künftige Probleme mit den Behörden zu vermeiden.

Direkte Steuern: Was Freiberufler normalerweise zahlen

Die Einkommensteuer in Luxemburg ist progressiv: Für Einkommen bis zu 13.230 € pro Jahr gilt ein Steuersatz von 0 %, während für Einkommen über 234.870 € ein Spitzensteuersatz von 42 % gilt (als Basis gilt der Steuersatz für 2025).

Hinzu kommt eine „Solidaritätsabgabe” für den Beschäftigungsfonds: in der Regel 7 % des Steuerbetrags, bei hohen Einkommen 9 % (der Schwellenwert hängt von der Steuerklasse ab).

Wichtiger Hinweis für Freiberufler im Dienstleistungsbereich: Die kommunale Gewerbesteuer (impôt commercial communal) gilt nur für Gewinne von „Gewerbebetrieben“. Die Berechnungsformel basiert auf 3 % der Gewinne und beinhaltet einen Freibetrag (konkret 40.000 € für „sonstige“ Steuerzahler, die nicht der Körperschaftsteuer unterliegen).

Mehrwertsteuer: Schwellenwerte, Sätze, Meldungen

Die Schwelle für einen „geringen Umsatz“ liegt bei 50.000 € pro Jahr. Solange diese Schwelle nicht überschritten wird, fällt keine Mehrwertsteuer an, aber Sie sind dennoch verpflichtet, Ihren Umsatz des Vorjahres den Behörden zu melden. Aufgrund grenzüberschreitender Transaktionen können Sie mehrwertsteuerpflichtig sein (z. B. wenn Sie für aus dem Ausland bezogene Dienstleistungen mehrwertsteuerpflichtig werden oder B2B-Dienstleistungen in einem anderen EU-Land erbringen).

Der Standard-Mehrwertsteuersatz beträgt 17 %; ermäßigte Sätze sind 14 % und 8 %, und der stark ermäßigte Satz beträgt 3 %. Die Häufigkeit der Erklärungen hängt vom Umsatz ab; laut Gesetz ist die Standardregelung monatlich, und die spezifische Regelung wird von der Verwaltung festgelegt.

Rechnungsstellung

Auch Freiberufler in Luxemburg müssen bei der Rechnungsstellung diszipliniert vorgehen: Bei Beträgen über 100 € sind zusätzliche Angaben vorgeschrieben; bei Rechnungen bis zu 100 € sind die Anforderungen weniger streng (Datum, Verkäufer, Beschreibung, Preis inklusive Steuern und Mehrwertsteuerbetrag/Berechnungsdaten).

Eine mehrwertsteuerkonforme Rechnung erfordert eine eindeutige Seriennummer und weitere obligatorische Angaben. Wenn Sie von der Mehrwertsteuer befreit sind, müssen Rechnungen den Vermerk „TVA non applicable – Article 57bis...“ (Mehrwertsteuer nicht anwendbar – Artikel 57bis...) tragen.

Sozialversicherungs- und Rentenbeiträge

Selbstständige müssen selbst Sozialversicherungsbeiträge zahlen und sich gegen wichtige Risiken (Krankheit, Ruhestand, Unfall, Pflegebedürftigkeit) versichern. Für Einsteiger werden die Beiträge oft „vorläufig” berechnet und dann auf der Grundlage des tatsächlichen Einkommens neu berechnet. Die Bemessungsgrundlage kann entsprechend der erwarteten Einkommensprognose angepasst werden.

Die offiziellen Sozialversicherungssätze werden jährlich veröffentlicht. Als Richtwert für die Parameter für 2026 gibt die Mitteilung des Centre commun de la sécurité sociale insbesondere Folgendes an: Rentenversicherung 8,50 % vom Arbeitnehmer und 8,50 % vom Arbeitgeber; Krankenversicherung 2,80 % + 2,80 %; Unfallversicherung – Grundversicherung 0,65 % mit einem Bonus-Malus-Koeffizienten; sowie die Mindest- und Höchstbemessungsgrundlagen (2.703,74 € und 13.518,68 € pro Monat).

Ein wichtiger Aspekt für Freiberufler ist, dass theoretische Steuerrisiken in die Kosten für Dienstleistungen/Arbeiten einbezogen werden sollten, da diese mit steigendem Einkommen zunehmen.

Wenn Sie nicht in Luxemburg wohnen und in mehreren Ländern selbstständig tätig sind, gelten Koordinierungsregeln: In der Regel zahlen Sie Beiträge entweder an Ihrem Wohnort (wenn ein wesentlicher Teil Ihrer Tätigkeit – 25 % oder mehr – dort ausgeübt wird) oder dort, wo sich der „Mittelpunkt Ihrer Interessen” befindet.

Banken und Buchhaltung

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Für die Umsatzsteuerregistrierung ist in der Regel ein Bankkonto (IBAN/BIC) erforderlich. Die Liste der Bankprüfungen unterscheidet sich nicht wesentlich von der Standardliste. Sie werden gebeten, folgende Angaben zu machen: Ihre Identität, Ihre Adresse, die Eigentümerstruktur (bei Unternehmen), die Herkunft der Gelder und die wirtschaftlichen Gründe für die Transaktionen. Der spezielle Leitfaden zur Eröffnung eines Firmenkontos (über den Bankenverband) verweist direkt auf Standarddokumente zu Begünstigten, darunter einen aktuellen Auszug aus dem Begünstigtenregister und ein UBO-Formular (für Unternehmen).

Rechnungswesen und Berichterstattung

Guichet betont das Grundprinzip: Die Verpflichtung zur Buchführung und zur Erstellung eines Jahresabschlusses gilt für Unternehmen, die den Bestimmungen des Handelsgesetzbuches unterliegen. Für Unternehmen kommt ein weiterer öffentlicher Aspekt hinzu: Jahresberichte werden online beim Register eingereicht und im Veröffentlichungssystem erfasst; die Veröffentlichung von Dokumenten im RESA ist kostenlos, für Registrierungs-/Hinterlegungsvorgänge werden jedoch Gebühren in Höhe des vom Registerbetreiber festgelegten Satzes erhoben.

Wenn Sie SARL-S als Betriebsform wählen, ist in der Formularbeschreibung selbst eine Frist angegeben: Der Jahresabschluss muss innerhalb von sieben Monaten nach Ende des Geschäftsjahres beim RCS eingereicht werden (sechs Monate für die Versammlung + ein Monat).

Haftpflichtversicherung und „Geschäftsadresse“

Die berufliche Verantwortung ist ein weiterer wichtiger Aspekt der freiberuflichen Tätigkeit. In einigen Branchen ist sie gemäß den berufsrechtlichen Vorschriften vorgeschrieben; Kunden verlangen sie fast immer in Verträgen (insbesondere im B2B-Bereich mit großen Unternehmen). Hier müssen branchenspezifische Unterschiede geklärt werden.

Die größte administrative Hürde sind die Adresse und die tatsächliche Präsenz. Eine Gewerbeberechtigung erfordert eine physische Infrastruktur im Land; ein „Postfach“ als Ersatz für einen Geschäftssitz wird oft nicht akzeptiert.

Wenn Sie in einem Coworking Space arbeiten möchten, vergewissern Sie sich, dass das gewählte Modell Ihnen nicht nur eine Postanschrift, sondern auch einen echten Arbeitsplatz bietet, der durch einen Vertrag bestätigt werden kann – denn die Bestätigung der Niederlassung/des Mietvertrags erscheint in den Gewerbescheinunterlagen.

Verträge, Kundenakquise und typische Risiken

Eines der Hauptrisiken für einen unerfahrenen Freiberufler ist eine Liquiditätslücke. Es gibt eine grundlegende Liste regelmäßiger Ausgaben, die am besten von Anfang an in den Preis einbezogen werden sollten:

• Steuern und Vorauszahlungen;
• soziale Beiträge;
• Reserve für den Fall von Ausfallzeiten ohne Projekte;
• Buchhaltungs-/Bank-/Versicherungskosten;
• Mehrwertsteuer (falls zutreffend).

Der nachhaltigste Weg für Freiberufler in Luxemburg sind B2B-Verträge mit klaren technischen Spezifikationen und verständlichen Zahlungsbedingungen. Achten Sie darauf, dass der Vertrag folgende Punkte enthält:

• Gegenstand/Ergebnis, Bedingungen und Verfahren für die Annahme
• Tarif/Festpreis
• Abrechnungsverfahren und Zahlungsbedingungen
• IP (Rechte am Ergebnis)
• Vertraulichkeit, Haftung/Beschränkungen
• Kündigungsverfahren, anwendbares Recht und Streitbeilegung

Hauptgründe für Ausfälle

Meistens sind Misserfolge in der Start- und Entwicklungsphase eines freiberuflichen Unternehmens auf Unachtsamkeit oder eine unzureichend ernsthafte Haltung gegenüber gesetzlichen Anforderungen zurückzuführen:

• Sie haben fälschlicherweise festgestellt, dass keine Gewerbeberechtigung erforderlich sei, und ohne eine solche begonnen – dafür gibt es bestimmte Strafen.
• Kein tatsächlicher Geschäftssitz (oder dieser kann nicht durch Dokumente bestätigt werden) – die Genehmigung ist an die physische Installation/das Mietverhältnis gebunden.
• Bank-Compliance: Ohne ein transparentes Modell der Einkünfte und Finanzierungsquellen kann die Eröffnung eines Kontos viel Zeit in Anspruch nehmen, was die Umsatzsteuerregistrierung und die normale Arbeit mit Kunden verlangsamt.
• Mehrwertsteuerfehler bei grenzüberschreitenden Dienstleistungen: Selbst mit einer „Franchise“ müssen Sie in bestimmten Fällen möglicherweise dennoch Steuererklärungen einreichen.
• Unterschätzung der Sozialbeiträge und Liquiditätslücken.