Was ist eCDF und wie reicht man online Steuererklärungen ein?

Was ist eCDF?

Die eCDF-Plattform (electronic Compulsory Data Filing) ist das offizielle Regierungsportal Luxemburgs, das Anfang 2016 vom Staatlichen Zentrum für Informationstechnologie (CTIE) ins Leben gerufen wurde. Ihr Hauptziel ist die Digitalisierung der Einreichung von Steuererklärungen, wie beispielsweise Umsatzsteuererklärungen und Jahresabschlüsse.

Die Nutzung dieses Portals ist für alle natürlichen und juristischen Personen, die mehrwertsteuerpflichtig sind oder zur Abgabe von Jahreserklärungen verpflichtet sind, zwingend vorgeschrieben. Der Registrierungs- und Anmeldeprozess hängt von Ihrer Kontokategorie und der von Ihnen gewählten Authentifizierungsmethode ab:

Erstregistrierung und Kontoeröffnung

Die Erstellung eines Kontos auf dem Portal ist relativ unkompliziert, doch je nach Art des gewählten Profils gibt es einige Feinheiten zu beachten. Die einzelnen Schritte für jedes Szenario sind im Folgenden beschrieben:

Privates Konto (LuxTrust Private)

Rufen Sie die Seite für die eCDF-Zugangsanfrage auf, klicken Sie auf die Schaltfläche „Anfrage erstellen“ und melden Sie sich mit Ihrem persönlichen LuxTrust-Zertifikat an. Das System startet einen virtuellen Assistenten, der Sie Schritt für Schritt durch den Prozess zum Ausfüllen des Formulars führt. Anschließend müssen Sie das Formular direkt in der Benutzeroberfläche mit Ihrer digitalen Signatur unterzeichnen und an das CTIE übermitteln. Die Anträge werden manuell bearbeitet und benötigen mindestens 24 Stunden; anschließend erhalten Sie Ihre Zugangsrechte per E-Mail.

Geschäftskonto (LuxTrust Professional)

Wählen Sie auf der Registrierungsseite die entsprechende Option aus und melden Sie sich mit Ihrem LuxTrust-Zertifikat für Unternehmen an. Der integrierte Einrichtungsassistent hilft Ihnen zudem dabei, alle Felder im Antragsformular korrekt auszufüllen.

Wichtiger Hinweis: Das Formular muss ausschließlich vom künftigen Hauptsystemadministrator eingereicht werden, der anschließend weitere Benutzer hinzufügen kann. Verfügt dieser Administrator über alleinige Zeichnungsbefugnis, kann er die Dokumente sofort elektronisch unterzeichnen und an die zuständige Behörde senden. Ist jedoch die Unterschrift eines weiteren befugten Managers zur Validierung erforderlich, ermöglicht der Assistent, diesem einen speziellen Link per E-Mail zu senden. Durch Anklicken dieses Links meldet sich der Manager über sein LuxTrust-Konto an, unterzeichnet das Formular und schließt den Vorgang ab. Die Genehmigung dauert ebenfalls einige Tage, woraufhin eine Benachrichtigung per E-Mail versendet wird.

eIDAS-zertifiziertes Konto

Um ein solches Profil anzulegen, müssen Sie sich auf der Startseite mit einem eIDAS-Zertifikat anmelden. Das Formular wird genauso ausgefüllt wie bei den vorherigen Optionen, doch die Art der Einreichung ist völlig anders. Sie müssen das ausgefüllte Formular über die dafür vorgesehene Schaltfläche zum Ausdrucken vorbereiten, es ausdrucken, handschriftlich unterschreiben und per Post an die auf dem Formular angegebene Adresse der Behörde senden. Nach der Überprüfung (die einen Tag oder länger dauern kann) werden Ihre Zugangsdaten an Ihre E-Mail-Adresse gesendet.

Einreichung von Umsatzsteuererklärungen und Jahresabschlüssen

Die eCDF-Plattform wird vor allem für zwei wichtige Aufgaben genutzt: die Einreichung von Umsatzsteuererklärungen und die Einreichung von Jahresabschlüssen. Sehen wir uns den Ablauf für jede dieser Aufgaben einmal genauer an.

Umsatzsteuererklärungen

Melden Sie sich auf der eCDF-Homepage mit Ihrem Zertifikat (LuxTrust oder eIDAS) an, je nachdem, wie Ihr Konto bei der Registrierung eingerichtet wurde. Befolgen Sie anschließend diese drei einfachen Schritte:

1. Das richtige Formular auswählen

   Klicken Sie im Navigationsmenü auf der linken Seite auf den Abschnitt „Formulare“. Wählen Sie im Feld „Kategorie“ die Option „Mehrwertsteuer (MwSt.)“ aus und verfeinern Sie anschließend Ihre Suche, indem Sie die Art, den Berichtszeitraum und die Sprache der Benutzeroberfläche angeben.

2. Dateneingabe

   Klicken Sie auf die Schaltfläche „Ausfüllen“. Es öffnet sich ein PDF-Dokument in einem neuen Tab; dort müssen Sie alle erforderlichen Finanzdaten eintragen.

3. Einreichung der Erklärung

   Nachdem Sie die Angaben überprüft haben, klicken Sie oben auf dem Bildschirm auf die Schaltfläche „Absenden“. Bei erfolgreicher Übermittlung erscheint eine Bestätigungsmeldung, und das Datum der Übermittlung wird im Formular vermerkt. Anschließend können Sie eine endgültige PDF-Version des Dokuments für Ihre Unterlagen herunterladen.

Einreichung des Jahresabschlusses

Dieser Vorgang umfasst mehrere Schritte innerhalb der eCDF-Plattform selbst sowie einen abschließenden Schritt auf der Website des luxemburgischen Unternehmensregisters (LBR). Nachdem Sie sich wie gewohnt im System angemeldet haben, befolgen Sie bitte die folgenden Anweisungen:

1. Einstellungen konfigurieren

   Wählen Sie im Bereich „Formulare“ die Kategorie „Jahresberichte“ aus und geben Sie anschließend die gewünschten Dokumentparameter an (Art, Zeitraum, Sprache).

2. Arbeiten mit dem Hauptdokument

   Klicken Sie auf die Schaltfläche „Ausfüllen“, um das Haupt-PDF-Formular zu öffnen. Geben Sie die grundlegenden Angaben ein und klicken Sie unbedingt auf die Schaltfläche zur Überprüfung in der oberen linken Ecke. Dadurch wird eine Fehlerprüfung durchgeführt und es werden automatisch weitere Formulare (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung) erstellt.

3. Ausfüllen der Formulare

   Die generierten zusätzlichen Formulare werden im Bereich "Entwürfe" gespeichert (aufrufbar über das Menü auf der linken Seite). Öffnen Sie sie nacheinander und tragen Sie die fehlenden Angaben ein.  

4. Endgültige Einreichung bei eCDF

   Die zusätzlich erstellten Formulare werden im Bereich „Entwürfe“ gespeichert (aufrufbar über das Menü auf der linken Seite). Öffnen Sie sie nacheinander und tragen Sie die fehlenden Angaben ein.

5. Offizielle Anmeldung über LBR

   Kehren Sie zum Hauptdokument in Ihren Entwürfen zurück und klicken Sie auf die Schaltfläche „Senden“. Dadurch werden der Standardkontenplan sowie alle zugehörigen Formulare in das System hochgeladen.

Die Einführung des eCDF-Portals war ein wichtiger Schritt in Richtung der Digitalisierung des luxemburgischen Steuerwesens. Das System vereinfacht nicht nur die Einhaltung gesetzlicher und buchhalterischer Anforderungen, sondern gewährleistet auch ein hohes Maß an Sicherheit, Transparenz und Effizienz bei der Dokumentenverwaltung. Obwohl die Grundfunktionen intuitiv sind, kann die Arbeit mit einigen der erweiterten Optionen, die in diesem Leitfaden nicht behandelt werden, zusätzlichen Aufwand erfordern.