Преимущества аутсорсинга бухгалтерских услуг и вопросы, которые нужно задать своему бизнесу

Зачем вообще передавать бухгалтерские услуги на аутсорсинг

Традиционные бухгалтеры предлагают практический подход: личные встречи, осязаемые записи и постоянное присутствие. Для устоявшихся фирм это все еще актуально, но это пережиток более медленных времен с ручными записями, документами по электронной почте и грубой аналитикой. По всему ЕС малые и средние предприятия, составляющие 99,8 % нефинансовых компаний, сталкиваются с временным бременем, связанным с соблюдением законов ЕС и ведением бухгалтерского учета, и это реальная потеря времени, которую микро-МСП, скажем, местная пекарня или внештатный графический дизайнер, не могут игнорировать.

Бухгалтерские онлайн-сервисы предлагают совершенно иное ценностное предложение. Большинство современных платформ предоставляют информационные панели в режиме реального времени, автоматическое выставление счетов, категоризацию расходов с помощью искусственного интеллекта и бесшовную банковскую интеграцию. Вместо того чтобы ждать ежеквартальной встречи, вы можете отслеживать свое финансовое состояние по первому требованию.

Последние тенденции указывают на растущий интерес к аутсорсингу: в 2023 году число запросов на "аутсорсинг бухгалтерских услуг" вырастет почти на пятую часть. В более широком масштабе глобальные расходы на аутсорсинговые услуги для решения бизнес-задач выросли более чем на 40 % с 2019 года, что отражает явный сдвиг в сторону внешних решений для нужд бизнеса.

Недавний отчет Clutch еще раз подчеркивает популярность аутсорсинга: 37 % малых предприятий уже передали на аутсорсинг бухгалтерские или ИТ-услуги. Почти четверть этих компаний в качестве основной причины передачи услуг на аутсорсинг называют повышение эффективности, за которым следуют увеличение числа доступных специалистов (18 %), гибкость (16 %) и возможность для сотрудников сосредоточиться на других задачах (15 %).

Взвешивание вариантов ведения бухгалтерского учета: аутсорсинг, традиционные и цифровые технологии

Эксперты видят в аутсорсинге прежде всего стратегическое преимущество. Внешние команды приносят специализированные знания, не отставая от налоговых кодексов ЕС и сложных политик GDPR, с которыми штатным сотрудникам трудно справиться без постоянного обновления за счет дополнительного обучения. И это еще не все.

Глубокое знакомство с бизнесом обеспечивает тщательный и постоянный контроль со стороны штатного бухгалтера. Местный опыт без обязательств снижает долгосрочные затраты при использовании внешнего бухгалтера. Доступ к данным в режиме реального времени ускоряет принятие финансовых решений с помощью цифровой онлайн-бухгалтерии. 

Преимущества аутсорсинга бухгалтерских услуг

По всей Европе компании склоняются к этому переходу из практических соображений. 37 % малых предприятий передают бухгалтерию на аутсорсинг, часто для того, чтобы избежать постоянных расходов, таких как 50 000 евро в год зарплата штатного бухгалтера в Западной Европе. Аутсорсинг ограничивает эти цены до €1 000 в месяц для компаний среднего размера.

Современные бухгалтеры стремятся использовать большие данные и аналитику. К счастью, цифровые платформы и инструменты уже предлагают этот потенциал, не требуя от бухгалтеров создавать его с нуля. В то время как традиционные бухгалтеры, возможно, не хотят адаптироваться, аутсорсинговые бухгалтерские команды используют эти инструменты для обеспечения потока данных в режиме реального времени. Это помогает компаниям выявлять проблемы с движением денежных средств или ошибки на ранних стадиях, пока они не переросли в более серьезные проблемы, и улучшать процесс принятия финансовых решений.

Аутсорсинг также снижает риск с профессиональной точки зрения. Внешние фирмы часто располагают сетью экспертов, говорящих на нескольких языках и знающих все тонкости и нюансы сложных и разнообразных европейских регионов. Помимо экономии и технологий, есть и человеческий плюс: вы избавляетесь от необходимости работать с электронными таблицами и переходите к масштабному планированию.

Потенциально неблагоприятные стороны сделки

Традиционные бухгалтеры находятся в коридоре и мгновенно отчитываются. Аутсорсинговые команды часто находятся на расстоянии, иногда на континентах. Поставщик в Польше может храпеть, в то время как у вас истекают сроки в Ирландии. Это постоянная проблема, даже несмотря на бум аутсорсинга. 

Киберугрозы наносят серьезный удар - финансовые данные являются главной мишенью. В то время как ведущие компании шифруют и соблюдают требования, небольшие компании могут уклоняться от этого, рискуя получить утечку. Традиционные системы хранят файлы локально, что снижает риск утечки, особенно в регулируемых секторах, таких как здравоохранение.

Подойдет ли вам аутсорсинг бухгалтерских услуг, во многом зависит от вашей профессиональной сферы: если она слишком нишевая, то некоторые универсальные услуги не подойдут. При растущем спросе на специализированный аутсорсинг типовые услуги могут не подойти.

Тест. Подойдет ли аутсорсинговая бухгалтерия для моего бизнеса?

24 % британских компаний передают бухгалтерию на аутсорсинг, но некоторые пересматривают свое решение, когда экономия становится сомнительной. Это авантюра: эффективность против надзора. Тем не менее, преимущества аутсорсинга бухгалтерии для предпринимателей, например, высвобождение 20 часов в месяц для разработки стратегии, часто склоняют чашу весов.

Этот быстрый тест поможет вам понять, готов ли ваш бизнес к передаче цифр и переходу на аутсорсинг онлайн-бухгалтерии. Всего 8 вопросов позволят вам получить четкое представление о том, насколько безбумажная бухгалтерия подходит или не подходит вашему бизнесу.

40-процентный рост расходов на аутсорсинг в мире свидетельствует об изменениях, вызванных сокращением расходов и цифровыми инструментами, которые сопровождают или в некоторых случаях заменяют традиционных бухгалтеров. Однако риски, недостатки контроля, проблемы с безопасностью напоминают нам, что это не панацея. Изучите данные, побеседуйте с поставщиками, и вы сделаете выбор в пользу аутсорсинга, который будет меньше связан с шумихой и больше - с вашей прибылью.