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Comment installer le télétravail au Luxembourg
Le travail à distance au Luxembourg exige de l'employeur et de l'employé qu'ils soient familiarisés avec les actes juridiques de base régissant ce domaine. Dans ce guide, nous expliquerons les complexités qui peuvent survenir et examinons les droits et obligations.
Le travail à distance est devenu un élément indispensable de l'entreprise moderne et, de plus en plus, tant les employés que les chefs d'entreprise privilégient cette forme d'emploi. Cependant, au Luxembourg, il existe une certaine procédure pour transférer un employé vers le travail à distance.
Le travail à distance au Luxembourg est régi par la Convention collective générale (CCG) du 20 octobre 2020. Elle définit les règles et conditions de base pour le fonctionnement efficace du régime. Elle prévoit également des procédures pour prévenir les litiges.
Principales dispositions légales :
- Le travail à distance doit faire l'objet d'un accord mutuel entre l'employeur et l'employé. Un employeur ne peut pas forcer un employé à travailler à distance.
- La CMA met l'accent sur le droit à la déconnexion en dehors des heures de travail, en veillant à ce que les travailleurs à distance disposent des mêmes limites que les employés au bureau.
- Les employeurs doivent veiller à ce que les travailleurs à distance et les travailleurs au bureau soient traités sur un pied d'égalité en termes de conditions de travail, de rémunération, de possibilités de promotion et d'accès à la formation.
- Si le travailleur à distance réside en dehors du Luxembourg et l'employeur doit le déclarer au Centre de sécurité sociale (CCSS).
- Les conséquences fiscales dépendent des accords bilatéraux entre le Luxembourg et le pays de résidence du travailleur à distance.
L'employeur doit également s'assurer qu'une infrastructure technologique fiable est en place pour permettre à l'employé de travailler à distance.
Sécuriser les systèmes informatiques
Les employeurs doivent fournir un accès à distance sécurisé aux systèmes informatiques et aux données de l'entreprise afin de garantir l'efficacité opérationnelle.
Outils de communication
Une communication efficace est primordiale. Équiper les employés d'outils de vidéoconférence, de plateformes de messagerie instantanée et de logiciels de collaboration facilite une collaboration sans faille.
Ergonomie
Les employeurs peuvent être responsables de la création d'un environnement ergonomique pour le bureau à domicile afin d'améliorer la santé et le bien-être des employés. Toutefois, il ne s'agit pas d'une obligation directe de l'employeur.
En ce qui concerne les tâches directes, la CMA fixe 4 règles.
Développement de la politique
Il est essentiel d'établir une politique claire et complète en matière de travail à distance, qui définisse les critères d'éligibilité, les horaires de travail, la fourniture d'équipements, les protocoles de communication et les mesures de sécurité des données.
Formation
La formation des employés aux outils de travail à distance, aux pratiques de cybersécurité et aux techniques de gestion du temps leur permet de s'épanouir dans un environnement à distance.
Gestion des performances
La définition d'attentes claires en matière de performances et de méthodes efficaces d'évaluation des performances à distance permet de garantir des performances constantes.
Communication et coopération
La promotion d'une culture de communication ouverte et de collaboration par le biais de réunions virtuelles régulières, d'exercices de renforcement de l'esprit d'équipe et d'initiatives de partage des connaissances est essentielle pour maintenir l'esprit d'équipe et l'engagement des employés.
Le travail à distance est l'une des variétés d'horaires de travail atypiques. Il en existe trois autres. Explorez-les et vous trouverez peut-être une solution plus adaptée.
Horaire de travail flexible
Permet aux employés d'ajuster leurs heures de travail quotidiennes ou hebdomadaires dans un cadre temporel déterminé. Ainsi l'employé n'est pas obligé d'être sur le site de 9 à 6, mais peut utiliser l'horaire le plus acceptable. Une condition importante est que l'employeur doit être satisfait de la qualité du travail et le nombre d'heures ne doit pas être inférieur à la norme de l'entreprise.
Réduction du temps de travail
La formule permet aux employés de travailler moins d'heures par semaine par rapport à un contrat à temps plein classique. Cette option est particulièrement choisie par les femmes en Europe, mais les hommes peuvent également y avoir recours.
Des responsabilités partagées
Dans ce cas deux employés ou plus partagent les responsabilités d'un poste à temps plein. Cela permet de réduire la charge de travail d'un employé et d'améliorer son bien-être.
Si aucune des options ne convient, passez à l'étape suivante.
La négociation avec un télétravailleur potentiel est une partie importante du processus d'approbation.
Télétravail à distance n'est pas ni un droit ni une obligation
Cela signifie qu'un employeur ne peut pas obliger un employé à faire du télétravail. Le salarié ne peut pas non plus exiger de l'employeur qu'il travaille à distance. Tout cela n'est possible qu'avec un consentement mutuel.
Il est important de noter que les règles pour le télétravail diffèrent selon le temps passé par le salarié à domicile. Si le télétravail est occasionnel (moins de 10 % du temps de travail), un simple accord écrit de l'employeur suffit, que ce soit en personne ou par courrier professionnel.
En revanche, si le télétravail est régulier (plus de 10 % du temps de travail), un contrat écrit formalisant l'accord entre l'employé et l'employeur est obligatoire.
Un contrat doit prescrit :
- un lieu de travail à distance,
- les heures et les jours de la semaine où l'employeur doit être en contact avec le salarié,
- les conditions d'une éventuelle compensation des avantages en nature perdus du fait du télétravail,
- forfait mensuel de frais de connexion et de communication,
- les conditions de transition ou de retour à l'organisation traditionnelle du travail.
Travailleurs frontaliers
Envisagez-vous de collaborer avec un employé en télétravail résidant à l'étranger ? N'oubliez pas de l'informer du système fiscal et de sécurité sociale luxembourgeois.
Ce n'est pas obligatoire pour l'employeur, mais c'est ainsi que vous montrez votre intérêt pour le bien-être de l'employé.
Le problème est que les résidents d'autres pays sont soumis à des limitations concernant le temps de télétravail annuel. Pour la France, la Belgique et l'Allemagne, ce norm est fixé à 34 jours.
Si le nombre de jours de télétravail est inférieur ou égal à 34, le salarié continue à payer ses impôts au Luxembourg. Dans le cas contraire, il risque de devoir payer des impôts dans son pays de résidence.
Concernant la sécurité sociale, le quota est plus flexible, avec un maximum de 49,9% du temps de travail annuel, soit environ 112 jours. Dépasser ce seuil entraîne la perte de l'affiliation à la CCSS.
Informé la CCSS
Il est important de rappeler que l'employeur est tenu d'informer la CCSS si le travailleur à distance réside en dehors du Luxembourg. Cette obligation permet de garantir que le salarié bénéficie de la couverture sociale adéquate et que les cotisations sont versées au bon organisme.
L'employeur prend en charge une partie des obligations financières liées à l'entretien du domicile de l'employé.
Technologie et outils de travail
L'employeur peut fournir les moyens techniques nécessaires au travail à distance. Dans ce cas, le salarié n'a pas le droit de réclamer une indemnité supplémentaire.
Réduction des coûts
Un employeur n'a pas le droit d'exiger de son employé une compensation pour de l'argent non dépensé. Par exemple, vous ne pouvez pas déduire du salaire d'un spécialiste les frais de déplacement qu'il a économisés en travaillant à distance.
Rémunération du travail
L'employeur est tenu de rembourser les dépenses directement liées à l'exercice des fonctions. Il s'agit notamment des frais d'internet, de communication, de carburant, si l'employé utilise une voiture personnelle pour ses déplacements professionnels, d'éclairage et d'autres frais. Tous les types de remboursement doivent être spécifiés en détail dans le contrat. Dans certains cas, l'employeur peut rembourser le coût du nouveau mobilier de travail : une chaise et un bureau.
Assurance
Un salarié en télétravail n'est pas soumis à l'obligation d'assurance. Toutefois, il est couvert par les règles de protection contre les accidents et les maladies.
Foire aux questions (FAQ)
Est-il possible de forcer un employé à faire du télétravail ?
Non, la loi l'interdit. Un employé ne peut pas non plus exiger de son employeur qu'il travaille à distance. Cette forme d'interaction n'est possible que d'un commun accord entre les parties.
Un employeur doit-il soutenir un travailleur à distance ?
Un salarié en télétravail a droit à une rémunération complète pour son travail, au même titre que les employés de bureau. L'employeur est également tenu de rembourser les dépenses directement liées à l'activité professionnelle : communication, internet et autres.
Si un employé peut être facturé pour les économies réalisées sur ses frais de déplacement ?
Non, c'est interdit. Un salarié en télétravail ne doit pas être pénalisé pour avoir choisi ce mode. L'argent qu'il n'a pas dépensé ne peut donc pas être déduit de son salaire.
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Source: cms.law, today.rtl.lu, remote.com, rivermate.com
Les sources des photos utilisées: Paige Cody sur Unsplash
Auteurs: Aleksandr
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