Top 5 des erreurs à éviter lors de la création d'entreprise au Luxembourg

Les erreurs les plus courantes commencent par l'évidence : choisir la forme juridique « par défaut » et signer une charte qui ne satisfera pas les investisseurs, les exigences de conformité ou le cycle d'exploitation réel. Il s'avère alors que pour une partie importante de l'activité économique « normale », une autorisation d'établissement et le « bon » dirigeant sont nécessaires, et sans cela, l'entreprise est légalement paralysée même si elle est enregistrée.

Viennent ensuite les surprises coûteuses : régimes de TVA et déclarations électroniques, acomptes provisionnels sur l'impôt sur les sociétés, délais de publication des rapports annuels, ainsi que des obligations « discrètes » telles que le minimum de l'impôt sur la fortune nette et l'augmentation des frais en cas d'enregistrement tardif. Tout cela peut être attribué à des risques systémiques, mais très souvent, les entrepreneurs novices oublient ces « nuances » ou les ignorent délibérément.

1. Commencez « selon les règles ».

La société est créée « entre amis » — SARL ou Sàrl‑S — sans réponses précises aux questions suivantes : des investissements sont-ils nécessaires, comment les nouveaux actionnaires/participants vont-ils rejoindre la société, qui gère réellement l'entreprise et signe les documents, comment les droits de vote et de sortie sont-ils organisés ? Résultat : dès le premier tour de financement ou lors de la première transaction, les statuts commencent à interférer avec l'activité.

Pourquoi cela se produit-il ?

Tout d'abord, la SARL est la forme la plus populaire pour les start-ups, mais elle limite initialement la liquidité des actions : les transferts d'actions à des tiers nécessitent le consentement d'une majorité qualifiée, et les actions ne sont pas négociées en tant qu'instrument public.

Deuxièmement, la Sàrl-S attire les capitaux à partir de 1 EUR et sa création est simplifiée, mais il s'agit d'une forme destinée aux petites structures : à mesure que le capital/le nombre de participants augmente, il est obligatoire de changer de forme.

Troisièmement, les entrepreneurs sous-estiment le fait que la SA/SAS n'est pas « la même chose, mais en plus cher », mais plutôt une logique différente de gestion et de contrôle : la SA permet un système moniste ou dualiste, avec certaines exigences pour les organes de gestion.

Implications juridiques/fiscales/opérationnelles

Une forme inadaptée et une charte mal conçue entraînent des coûts de transaction : nécessité de modifier d'urgence la charte, de restructurer les organes de gestion, de réattribuer les pouvoirs de signature, de mettre à jour les publications dans les registres et, surtout, de se soumettre à nouveau à la conformité bancaire pour la nouvelle structure de propriété/gestion. Toute modification importante augmente également le risque d'erreurs dans les données du registre, ce qui affecte par la suite la conformité et les transactions.

Cas typique

La start-up est enregistrée en tant que Sàrl-S pour plus de rapidité et un capital minimal. Au bout de 6 à 12 mois, les premiers investisseurs sont attirés : le capital augmente, les calculs deviennent plus complexes, les instruments doivent être convertis et les pouvoirs du directeur doivent être élargis. L'entreprise est contrainte de se transformer (ou de se réorganiser) à un moment où il est plus important de vendre le produit que de réécrire l'architecture de l'entreprise. Formellement, cela est possible, mais cela coûte du temps, des consultants et un nouveau contrôle de conformité à la banque.

Comment prévenir et réparer rapidement

Les mesures préventives sont toujours beaucoup moins coûteuses et plus efficaces que les tentatives de tout réparer « à la volée » :

• Commencez par définir des scénarios pour les 24 prochains mois : 1) sans investisseurs, 2) avec des investisseurs providentiels/fonds, 3) avec un groupe international ; puis choisissez la forme juridique appropriée (SARL, SA ou SAS).
• Dans les statuts, examinez séparément les points suivants : pouvoir de signature, procédure d'émission/de transfert d'actions, protection contre les blocages, règles de convocation des assemblées et d'enregistrement des décisions. Cela est essentiel pour les SA en raison des exigences imposées aux organes de gestion.
• Si un formulaire inadapté a déjà été choisi, évaluez le coût lié non seulement à la modification de la charte, mais également à la mise en conformité : la banque exigera une mise à jour du dossier concernant les bénéficiaires et les pouvoirs, ce qui est souvent la principale source de retard.

2. Permis d'exploitation : lorsque vous avez une entreprise mais aucun droit

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Les entrepreneurs pensent souvent à tort que l'enregistrement d'une société leur donne automatiquement le droit d'exercer une activité commerciale. Au Luxembourg, la plupart des types d'activités économiques régulières sont soumis à la règle « autorisation préalable, puis travail » : une autorisation d'établissement est requise au préalable, sauf rares exceptions.

Pourquoi cela se produit-il ?

La raison est presque toujours psychologique : les entrepreneurs voient la dimension « entreprise » (statuts, registre, capital) et ne voient pas la dimension « professionnelle » — les exigences relatives au dirigeant et à la structure de gestion effective. Ces exigences comprennent (selon l'activité) des qualifications professionnelles, l'honorabilité et un lieu d'activité fixe.

Un autre écueil consiste à choisir le mauvais gestionnaire : les vérifications d'intégrité s'appliquent non seulement aux administrateurs, mais aussi aux actionnaires majoritaires et aux personnes susceptibles d'exercer une influence significative sur la gestion.

Implications juridiques/fiscales/opérationnelles

Concrètement, cela se traduit ainsi : la banque demande un permis, les contreparties exigent la confirmation du droit d'exercer, et vous ne pouvez légalement fournir de services ou effectuer de transactions. Dans la pratique, l'entreprise se trouve coincée entre « il existe une entité juridique » et « il n'existe aucun accès légal au marché ».

Pour Sàrl-S, cela est encore plus visible : le numéro d'autorisation d'exploitation apparaît dans les données du registre. En d'autres termes, le droit d'exercer fait partie intégrante du processus d'enregistrement et de conformité.

Cas typique

Une équipe informatique étrangère ouvre une société de conseil et de développement sans vérifier au préalable si cette activité spécifique est couverte par un permis et quels sont les documents requis pour la qualification et la gestion. La société est enregistrée, mais le permis n'a pas été obtenu. La banque reporte donc la mise en place complète du service jusqu'à ce que la situation soit clarifiée, car selon la logique KYC, l'objet et la légalité de la relation doivent être clairs.

3. Négligence en matière de fiscalité et de déclaration

Un entrepreneur lance ses ventes sans mettre en place un « cadre de déclaration fiscale » : régime de TVA, canaux de déclaration électronique, paiements anticipés, délais de dépôt des comptes annuels et leur publication. En conséquence, des problèmes apparaissent avec les recettes et le début de la comptabilité.

Pourquoi cela se produit-il ?

Dans la logique des start-ups, la comptabilité est perçue comme un « service externalisé », tandis que dans la logique luxembourgeoise, elle est considérée comme une infrastructure d'accès au marché : sans un cycle de TVA adapté et des rapports précis, vous serez soit dans l'incapacité de travailler avec certains de vos clients, soit dans un état d'ajustement permanent.

Conséquences

4. UBO/RBE, mises à jour des registres et KYC bancaire

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Les fondateurs considèrent la divulgation des bénéficiaires et les mises à jour du registre comme une formalité. En réalité, cette couche constitue le principal domaine de risque : elle présente un intérêt tant pour l'État (transparence et lutte contre le blanchiment d'argent) que pour les banques (KYC/AML).

Pourquoi cela se produit-il ?

Le plus souvent parce que le circuit UBO « ne génère pas de revenus » et est reporté. Mais la loi sur le registre des bénéficiaires effectifs stipule clairement que les soumissions et les modifications doivent être signalées dans un délai d'un mois à compter du moment où la société a pris connaissance ou aurait dû prendre connaissance d'un événement nécessitant une mise à jour.

Luxembourg Business Registers agit en tant qu'administrateur du registre et, d'un point de vue juridique, il ne s'agit pas seulement d'un site web, mais d'une infrastructure de contrôle des données : en cas de divergences ou de soumissions incomplètes, des rejets, des demandes de corrections et le transfert de documents aux autorités compétentes sont possibles.

Conséquences possibles

En 2024, les autorités judiciaires ont explicitement déclaré que l'objet des contrôles évoluait en fonction du type d'organisation (sociétés commerciales, puis associations, puis sociétés civiles) et que les irrégularités (registres inexacts/incohérents) étaient consignées et pouvaient donner lieu à des enquêtes. Il s'agit là d'un risque très important pour les entreprises : vous pouvez passer inaperçu pendant des années, mais il est possible que demain, vous fassiez l'objet d'un contrôle.

5. Structure internationale

La société n'est pas créée en tant qu'entreprise opérationnelle, mais dans le cadre d'une structure internationale (financement intra-groupe, société holding, contour IP). Il est erroné de penser qu'il suffit d'enregistrer une entité juridique et de signer quelques accords au sein du groupe pour pouvoir fonctionner.

Pourquoi cela se produit-il ?

En effet, les décisions sont prises « au niveau mondial » et la société luxembourgeoise sert de « canal » pour les flux financiers. Cependant, le Luxembourg a établi un ensemble distinct d'exigences pour le financement intragroupe : l'administration fiscale a publié une circulaire sur le régime fiscal applicable aux sociétés engagées dans des transactions financières intragroupe.

Les documents techniques relatifs aux déclarations des entreprises traitent explicitement des questions liées aux transactions avec des parties liées (articles 56 et 56bis de la loi sur l'impôt sur le revenu) et à l'application des mesures de simplification prévues par la circulaire 56/1-56bis/1.